Søg

Linkedin

Karriere

English
Krav om opbevaring af selskabsdokumenter træder i kraft 1. januar 2021

Den såkaldte ”kontrolpakke” medfører ændringer til en række love, herunder selskabsloven og årsregnskabsloven, og træder i det væsentligste i kraft den 1. januar 2021. Kontrolpakken har navnlig til formål at øge mulighederne for at slå ned på økonomisk svindel ved bl.a. at muliggøre en styrket kontrol af selskaber og virksomheder. Visse dele af kontrolpakken gennemgås i denne nyhed.

Opbevaring af selskabsdokumenter

Fra den 1. januar 2021 skal et selskabs direktion sørge for, at selskabsdokumenter opbevares på betryggende vis i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, dokumenterne vedrører.

Med ”selskabsdokumenter” menes dokumenter og bilag, som et selskab er forpligtet til at lade udarbejde i henhold til selskabsloven eller regler udstedt i medfør af selskabsloven. Selskabsdokumenter omfatter derfor også dokumenter, som skal indsendes til Erhvervsstyrelsen i forbindelse med en anmeldelse. Selskabsdokumenter er således eksempelvis:

  • Stiftelsesdokument
  • Vedtægter
  • Ejerbog
  • Dokumentation for indbetaling af selskabskapital
  • Forretningsorden
  • Ledelses- og generalforsamlingsreferater
  • Dokumentation vedrørende oplysninger om ejerforhold
  • Vurderingsberetning

  • Direktionen skal opbevare selskabsdokumenterne på betryggende vis, så dokumenterne i rimeligt omfang beskyttes mod tyveri, brand og anden tilsigtet eller utilsigtet ødelæggelse eller bortskaffelse.

    Direktionen skal løbende kontrollere opbevaringen, således at bl.a. elektronisk opbevarede selskabsdokumenter til enhver tid kan fremfindes og udskrives i klarskrift. Opbevares selskabsdokumenterne elektronisk, skal der løbende tages backups af materialet, og disse backups skal regelmæssigt kontrolleres for læsbarhed.

    Loven stiller ikke krav om, at det er selskabet selv, som opbevarer dokumenterne. Dokumenterne kan derfor opbevares hos f.eks. selskabets advokat eller revisor. Selskabsdokumenterne skal dog under alle omstændigheder opbevares således, at dokumenterne uden vanskeligheder kan gøres tilgængelige for offentlige myndigheder, som har ret til at kræve indsigt i selskabsdokumenterne i henhold til selskabsloven eller anden lovgivning. Dette gælder også kuratorer, som i forbindelse med et selskabs konkurs kan kræve adgang til selskabsdokumenterne.

    Reglerne har virkning for dokumenter, der udarbejdes i regnskabsår, der begynder den 1. januar 2021 eller senere.

    Kontrol

    Kontrolpakken indeholder også en række bestemmelser, der præciserer og udvider Erhvervsstyrelsens beføjelser til at føre kontrol med overholdelse af selskabsloven, herunder de nye krav om opbevaring af selskabsdokumenter. Således kan styrelsen eksempelvis i særlige tilfælde kræve, at et selskab indhenter en erklæring fra en godkendt revisor, en advokat eller en anden sagkyndig om rigtigheden af bestemte oplysninger anmeldt til styrelsen. Omkostningerne forbundet med indhentelse af denne erklæring skal afholdes af selskabet selv. Herudover kan styrelsen kræve — i op til 5 år efter en registrering er foretaget i styrelsens it-system — at der sendes bevis for, at registreringen er lovlig.

    Sanktioner

    Et selskabs overtrædelse af opbevaringspligten kan straffes med bøde, ligesom Erhvervsstyrelsen kan sende selskabet til tvangsopløsning. Dette gælder både ved manglende eller mangelfuld opbevaring. Bøden kan udstedes til selskabet og evt. til de ansvarlige personer i selskabet, som forsætligt eller groft uagtsomt har medvirket til en overtrædelse, som ikke er underordnet af karakter. Herudover kan Erhvervsstyrelsen sende et selskab til tvangsoplysning, hvis selskabet ikke indhenter erklæringen eller ikke indsender (mangelfrie) oplysninger krævet af styrelsen som beskrevet foran.

    Kontrolpakken skærper kravene til selskabers opbevaring af væsentlige dokumenter. Selskaber bør fremover have større fokus på ikke blot løbende opbevaring af dokumenter, men også at alle nødvendige dokumenter i forbindelse med f.eks. en anmeldelse til Erhvervsstyrelsen udarbejdes og gemmes forsvarligt.

    Spørgsmål til ovenstående kan rettes til advokat og partner Søren Ingerslev eller advokat Stefan Westh Wiencken.

    Elmann er et advokatkontor med speciale i bl.a. selskabsret. Elmann rådgiver inden for alle aspekter af selskabsretten og har indgående erfaring med rådgivning om krav til ledelsen samt compliance.









    Kontakt:


    Søren Ingerslev
    Advokat (L), LLM,
    MBA, Partner

    T: (+45) 33 34 78 03
    M: (+45) 30 31 94 51
    E: si@elmann.dk


    Stefan Westh Wiencken
    Advokat
    T: 31 18 28 30
    E: sww@elmann.dk